Vorige

Volgende

2. Onderzoeken en inspecties

2. Onderzoeken en inspecties

Overheidsinformatie: een duurzaam digitaal archief

Duurzaam beheer van digitale informatie is al jaren een belangrijk punt van aandacht. In een meerjarig inspectieprogramma naar duurzame digitale toegankelijkheid worden risico’s gesignaleerd en verbetervoorstellen gedaan. In 2013 zijn vijftien zorgdrager 1  op duurzame digitale toegankelijkheid geïnspecteerd. Eind 2013 heeft de Erfgoedinspectie het eindrapport van de inspectie naar de digitalisering van de kerndepartementen onder de titel ‘Duurzaam duurt het langst’ afgerond. Begin januari 2014 is dit rapport met een beleidsreactie 2  door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap aangeboden aan de Tweede Kamer.

De belangrijkste conclusie uit dit rapport is dat de kerndepartementen vergevorderd zijn met digitaal documentbeheer en digitaal archiveren. De digitaliseringsdoelstelling, tevens archiefwettelijke eis, die vraagt om een duurzaam beheer van digitale informatie, zal echter niet binnen de gestelde termijn (2015) gehaald worden. De belangrijkste aanbevelingen aan de ministers van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, van Binnenlandse Zaken en van Wonen en Rijksdienst zijn te sturen op generieke voorzieningen en het stellen van realistische doelen.

In het werkprogramma 2013/2014 constateert de Erfgoedinspectie tevens risico’s in de archiefwet- en regelgeving. Het betreft bijvoorbeeld omschrijvingen en bepalingen over archiefbescheiden en het zorgdragerschap, die in een digitale context niet goed bruikbaar zijn. De Archiefwet 1995 stamt uit een tijd dat de grootschalige digitalisering in de kantooromgeving nog maar net op gang was gekomen. Eigentijdse thema’s als keteninformatisering, informatiearchitectuur en nieuwe vormen van digitaal archief, zoals sociale media en informatie in databases, zijn moeilijk in de Archiefwet in te passen. Het gevolg kan zijn dat belangrijke digitale informatie buiten de werking van de Archiefwet blijft en daardoor verloren raakt. Met alle bijbehorende risico’s voor de bedrijfsvoering, het vermogen van de rijksoverheid om verantwoording af te leggen en de cultuurhistorische waarde van overheidsinformatie. De Erfgoedinspectie brengt deze risico’s verder in kaart en rapporteert hierover onder meer in het kader van het inspectieprogramma Duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving.

 

1 Een zorgdrager is degene die is belast met de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het archiefbeheer. In de Archiefwet 1995 wordt een aantal zorgdragers expliciet genoemd: de Hoge Colleges van Staat, de directeur van het Kabinet van de Koning en de ministers. Voor de overige rijksoverheidsorganen is het dagelijkse bestuur aangewezen als zorgdrager. Indien niet aanwezig is dit het bestuur en anders de persoon bekleed met openbaar gezag.

2 Kamerstuk 29 362, nr. 226, 15 jan. 2014.

Preventief toezicht op organisatieveranderingen

Organisatieveranderingen brengen risico’s met zich mee voor het beheer van gegevens. Bij de overdracht van taken en verantwoordelijkheden hoort ook het zorgvuldig overdragen van de daarbij behorende gegevens. Wanneer dit niet duidelijk geregeld wordt, kan dit langdurende problemen veroorzaken voor de bedrijfsvoering van de overheid en voor direct belanghebbenden. De Erfgoedinspectie heeft in 2013 bijzondere aandacht besteed aan het archiefbeheer van overheidsorganen die worden opgeheven of gefuseerd, of die taken moeten overdragen aan een ander overheidsorgaan. De inspectie heeft er bij deze organisaties op aangedrongen dat deze tijdig een juridische voorziening treffen voor het informatiebeheer zoals bedoeld in artikel 4 van de Archiefwet. Het betreft hier bijvoorbeeld het beheer van TBS-dossiers bij geprivatiseerde forensisch psychiatrische centra en het beheer van jeugddossiers vanwege de decentralisatie van de jeugdzorg. Samen met de Sociaal Economische Raad wordt toegezien op het beheer van gegevens bij de opheffing
van de product- en bedrijfschappen.
Het toezicht op organisatieveranderingen wordt in 2014 voortgezet.